Druckvorlagen Video Serie (Teil 7): Standardtexte

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Änderungen aus einer Druckvorlage im Job in Deine Hauptvorlage übernimmst und wie Du mit Standardtexten wiederkehrende Inhalte schnell in Dokumente einfügst.

Das ist besonders praktisch, wenn Du Layout Anpassungen nicht für jeden Job neu vornehmen möchtest oder häufig dieselben Hinweise, Bedingungen oder Zusatzinformationen verwendest.

Warum Vorlagen Synchronisation und Standardtexte sinnvoll sind

Viele Anpassungen an Druckvorlagen entstehen direkt im Job, weil Du dort mit echten Daten arbeitest und das Ergebnis sofort prüfen kannst. Damit diese Änderungen nicht nur in diesem einen Vorgang erhalten bleiben, sondern auch künftig zur Verfügung stehen, musst Du sie in die Hauptvorlage übernehmen.

Zusätzlich helfen Dir Standardtexte dabei, wiederkehrende Inhalte mit wenigen Klicks in Angebote, Aufträge oder Rechnungen einzufügen. So sparst Du Zeit und arbeitest einheitlich.

Video Referenz: Druckvorlagen in eventworx (Teil 7): Standardtexte

Exkurs: Änderungen aus dem Job in die Hauptvorlage übernehmen

Wenn Du eine Druckvorlage direkt in einem Job angepasst hast und diese Änderungen dauerhaft behalten möchtest, kannst Du den Inhalt über den Quelltext in die Hauptvorlage übernehmen.

Öffne dazu die angepasste Druckvorlage in Deinem Job und wechsle im Editor in den Quelltext. Dort markierst Du den kompletten Inhalt und kopierst ihn.

Anschließend öffnest Du in Setup > Druckvorlagen die passende Hauptvorlage, wechselst auch dort in den Quelltext und ersetzt den bisherigen Inhalt durch den kopierten Code. Danach speicherst Du die Vorlage.

So überträgst Du Deine Anpassungen sauber in die zentrale Vorlage und kannst sie künftig in neuen Jobs wiederverwenden.

Standardtexte in der Druckvorlage vorbereiten

Damit Standardtexte später im Job ausgewählt werden können, muss der entsprechende Bereich zuerst in der Druckvorlage vorbereitet werden.

Öffne dazu Deine Druckvorlage und wechsle in den Bereich der Folgeseiten, also zum Beispiel auf Seite 2. Dort findest Du den Bereich Standardtexte.

Über Laden kannst Du die bereits in den Programmeinstellungen hinterlegten Standardtexte in die Vorlage übernehmen. Dabei legst Du auch fest, welche Texte grundsätzlich zur Verfügung stehen und welche davon bei Bedarf bereits vorausgewählt sein sollen.

Standardtexte im Job verwenden

Wenn die Standardtexte in der Vorlage vorbereitet sind, kannst Du sie direkt beim Drucken eines Dokuments auswählen.

Öffne den gewünschten Job und klicke auf Drucken. In der Druckansicht findest Du unten den Button Standardtext.

Dort öffnet sich eine Liste mit allen vorbereiteten Textbausteinen. Du kannst nun genau die Texte auswählen, die auf diesem Dokument erscheinen sollen. Nach der Auswahl werden die Inhalte automatisch in das Dokument übernommen.

Das ist besonders hilfreich für wiederkehrende Hinweise wie Aufbauinformationen, Helfer Hinweise oder organisatorische Zusatztexte.

Neue Standardtexte anlegen oder bearbeiten

Neue Textbausteine legst Du in den Programmeinstellungen an.

Wechsle dazu in Setup > Programmeinstellungen und öffne den Bereich Texte > Standardtexte. Dort kannst Du bestehende Texte bearbeiten oder über das Plus Symbol neue Standardtexte anlegen.

Vergib einen aussagekräftigen Namen und hinterlege den gewünschten Inhalt im Editor. Nach dem Speichern steht Dir der Text in Deinen Druckvorlagen zur Verfügung.

Praktischer Hinweis für bessere Abstände

Wenn mehrere Standardtexte untereinander gedruckt werden, kann es sinnvoll sein, am Ende eines Textbausteins eine Leerzeile einzufügen. So entsteht mehr Abstand zwischen den einzelnen Blöcken und das Dokument wirkt übersichtlicher.

Kurz zusammengefasst

Änderungen aus einer Druckvorlage im Job kannst Du über den Quelltext in die Hauptvorlage übernehmen. So bleiben Deine Anpassungen dauerhaft erhalten.

Mit Standardtexten kannst Du wiederkehrende Inhalte vorbereiten und beim Drucken je nach Bedarf auswählen. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Dokumente.